Modèle de rapport de convoyage automobile
Le rapport de convoyage — parfois appelé procès-verbal de livraison ou lettre de voiture — est le document qui protège le convoyeur autant que son client. Voici ce qu'il doit contenir, section par section, et comment ConvPocket (convpocket) le génère automatiquement en fin de mission.
1. L'en-tête de la mission
Nom du convoyeur ou de l'entreprise, client donneur d'ordre, référence de mission, date et heure de prise en charge, date et heure de livraison, adresse de départ et adresse d'arrivée. Cet en-tête permet de retrouver la mission des mois plus tard sans chercher.
2. L'identification du véhicule
Marque, modèle, énergie, immatriculation et, si vous le souhaitez, numéro de châssis (VIN). C'est ce qui rattache sans ambiguïté les photos et les constats au bon véhicule.
3. Les kilométrages et le niveau d'énergie
Compteur au départ et à l'arrivée, avec la photo du compteur à l'appui, et le niveau de carburant ou de batterie dans les deux cas. Ces deux chiffres suffisent à écarter la plupart des désaccords sur l'usage du véhicule.
4. L'état des lieux photo
Les faces, les angles, les latéraux, le pare-brise et l'habitacle, au départ comme à l'arrivée, avec la date et l'heure de chaque prise de vue. Une remarque écrite peut accompagner une photo pour signaler un impact ou une rayure préexistante.
5. Les détails complémentaires (facultatif)
Propreté intérieure et extérieure, nombre de clés confiées, roue de secours, papiers du véhicule, gilet et triangle, cric, extincteur, trousse de premiers secours. Ce bloc n'a rien d'obligatoire, mais il évite les discussions sur ce qui était présent dans le coffre.
6. Les frais remboursés et leurs justificatifs
Les débours avancés pour le compte du client — péages, carburant, transport retour — avec le justificatif photo associé. Les frais qui restent à votre charge n'ont pas à figurer sur le document remis au client : ils relèvent de votre comptabilité.
7. Les signatures
Convoyeur et client au départ, convoyeur et réceptionnaire à l'arrivée. Quatre signatures valent mieux qu'une : elles datent l'accord des deux parties sur l'état du véhicule à chaque bout du trajet.
Le modèle généré automatiquement
Remplir ces sept sections à la main après chaque mission prend une bonne demi-heure. ConvPocket les remplit au fil de la mission, puis produit le PDF prêt à envoyer au client, photos et signatures comprises. L'offre gratuite permet d'éditer trois rapports signés par mois pour juger sur pièce.
