Au départ comme à l'arrivée, les informations doivent être simples à saisir et difficiles à oublier. Le rapport PDF devient la trace complète de ce qui s'est passé pendant le convoyage.
Photos départ et arrivée
Les photos guidées permettent de documenter les angles importants du véhicule : face avant, côtés, arrière, pare-brise et compteur kilométrique. Cette méthode réduit les oublis et clarifie l'état du véhicule.
Kilométrage, durée et itinéraire choisi
Le rapport doit rappeler le kilométrage de départ et d'arrivée, la durée de la mission et l'itinéraire réellement retenu. Ces éléments rendent le suivi plus lisible en cas de question du client.
Signatures et frais associés
Les signatures du convoyeur et du réceptionnaire clôturent la mission. Les tickets de péage, carburant ou autres débours doivent rester liés au trajet concerné pour éviter toute recherche manuelle ensuite.