Un convoyage se joue aussi sur le papier. En cas de contrôle, d'accident ou de litige à la livraison, ce sont les documents détenus au moment des faits qui déterminent qui répond de quoi.
Sommaire
Les documents à bord
Le certificat d'immatriculation (ou sa copie accompagnée du document de cession en cas de vente), l'attestation d'assurance couvrant le véhicule pendant le trajet, votre permis, et un document justifiant votre présence au volant : lettre de voiture ou ordre de mission.
- Certificat d'immatriculation
- Attestation d'assurance
- Permis de conduire
- Lettre de voiture ou ordre de mission
- Contact du donneur d'ordre
À quoi sert la lettre de voiture
Elle identifie le véhicule, le donneur d'ordre, le convoyeur, les lieux de prise en charge et de livraison ainsi que la date de la mission. C'est ce document qui explique pourquoi vous conduisez un véhicule qui ne vous appartient pas, et qui encadre la remise entre les parties.
Le bon de livraison et l'état des lieux
À l'arrivée, le document de remise consigne le kilométrage final, l'état constaté et les réserves éventuelles, signé par le réceptionnaire. Sans réserve écrite au moment de la remise, une contestation ultérieure est beaucoup plus difficile à soutenir — dans les deux sens.
Ce que vous devez conserver
Gardez une copie de la lettre de voiture, les photos de départ et d'arrivée, les justificatifs de frais et le document de remise signé, rattachés à la mission. Conservez-les avec vos factures : c'est votre dossier en cas de réclamation comme en cas de contrôle comptable.